Niniejsze zasady przetwarzania danych osobowych w Grupie ASTOR dotyczą przetwarzania Państwa danych osobowych w związku z prowadzeniem przez podmioty wchodzące w skład Grupy Astor wspólnych działań sprzedażowych i marketingowych.

Definicje

a) Administrator danych – oznacza podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele, zakres i sposoby przetwarzania danych osobowych,
b) dane osobowe – oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); poprzez możliwą do zidentyfikowania osobę fizyczną rozumie się osobę, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej,
c) Grupa ASTOR – oznacza podmioty wchodzące w skład Grupy ASTOR, tworzące grupę przedsiębiorstw w rozumieniu motywu 37 preambuły oraz art. 4 ust. 19 RODO, których szczegółowe dane znajdują się pod linkiem: https://www.astor.com.pl/astor-firmy.html; Grupa ASTOR posiada wspólne procedury ochrony danych osobowych oraz działa jako grupa przedsiębiorstw, jednak przepływy danych osobowych pomiędzy poszczególnymi pomiotami zachodzą jedynie zgodnie z przepisami RODO,
d) organ nadzorczy – oznacza Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa,
e) państwo trzecie – oznacza państwo nienależące do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG),
f) podmiot przetwarzający (procesor) – oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora danych,
g) przetwarzanie – oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie,
h) RODO – oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
i) Serwisy Internetowe ASTOR – oznacza grupę powiązanych ze sobą stron internetowych ASTOR w domenie astor.com.pl oraz astor24.pl, w skład których wchodzą w szczególności: www.astor.com.pl/konto, http://www.astor.com.pl/wsparcie, www.astor.com.pl/sklep, www.astor.com.pl, posiadających funkcjonalności i cechy określone w Regulaminie Serwisów Internetowych ASTOR oraz Regulaminie Sklepu Internetowego ASTOR znajdujących się pod linkiem: https://www.astor.com.pl/regulaminy.html;
j) Usługa wsparcia technicznego – oznacza świadczone przez Grupę Astor usługi przedsprzedażowego wsparcia technicznego oraz usługi świadczone zgodnie z Regulaminem Pomocy Technicznej, znajdującym się pod linkiem: https://www.astor.com.pl/regulamin-pomocy-technicznej-astor.html

Przetwarzanie Państwa danych osobowych przez podmioty wchodzące w skład Grupy Astor ogranicza się do niezbędnego minimum, które pozwala świadczyć usługi na profesjonalnym poziomie oraz wykonać obowiązki wynikające z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

1. Administrator danych

Państwa dane osobowe przetwarzane są przez następujące podmioty wchodzące w skład Grupy ASTOR, będące współadministratorami danych w rozumieniu art. 26 ust. 1 RODO:

1. Astor spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Smoleńsk 29 (31-112 Kraków), wpisana do rejestru przedsiębiorców w Sądzie Rejonowym dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000120940, NIP: 6760105127, kapitał zakładowy: 1 070 709,00 PLN;
2. Astor Mission Critical spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Łanach, ul. Wesoła 11 (55-002 Kamieniec Wrocławski), wpisana do rejestru przedsiębiorców w Sądzie Rejonowym dla Wrocławia - Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000677289, NIP: 8961564392, kapitał zakładowy: 20 000,00 PLN;
3. Astor Systems spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdańsku, ul. Kręta 1 (80-217 Gdańsk), wpisana do rejestru przedsiębiorców w Sądzie Rejonowym Gdańsk - Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000193996, NIP: 5842399554, kapitał zakładowy: 50 000,00 PLN;
4. Profesal spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Smoleńsk 29 (31-112 Kraków), wpisana do rejestru przedsiębiorców w Sądzie Rejonowym dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000233498, NIP: 1181783554, kapitał zakładowy: 100 000,00 PLN;
5. Astor Wrocław spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Smoleńsk 29 (31-112 Kraków), wpisana do rejestru przedsiębiorców w Sądzie Rejonowym dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000257364, NIP: 8992569479, kapitał zakładowy: 50 000,00 PLN;
6. Dynamotion spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji, z siedzibą w Krakowie, ul. Smoleńsk 29 (31-112 Kraków), NIP: 6772437786.

Wszelkie uwagi związane z przetwarzaniem przez Grupę ASTOR danych osobowych mogą Państwo kierować na adres email: daneosobowe@astor.com.pl

2. Cele przetwarzania danych osobowych

Grupa ASTOR przetwarza dane osobowe w celu prowadzenia działalności, której głównym przedmiotem jest sprzedaż produktów, usług i rozwiązań w zakresie nowoczesnych technologii systemów IT dla przemysłu, automatyki i robotyki przemysłowej.

Dane osobowe przetwarzane są w szczególności ze względu na następujące cele:

a) podejmowanie kontaktu przedsprzedażowego z dostawcami/kontrahentami w celu przekazania informacji handlowych,
b) podejmowanie kontaktu w celach marketingowych,
c) zawieranie oraz realizacja umowy u dostawcy/kontrahenta,
d) świadczenie Usługi wsparcia technicznego,
e) świadczenia usługi obsługi gwarancyjnej i serwisu pogwarancyjnego,
f) świadczenia usługi szkoleniowej,
g) zapewnienia korzystania z Serwisów Internetowych ASTOR,
h) organizacja konferencji, webinarów, dostarczanie newsletterów (m.in. Newsletter Poradnik Automatyka, Newsletter Biznes i Produkcja) oraz świadczenie innych usług przez podmioty wchodzące w skład Grupy ASTOR.

Głównym celem przetwarzania Państwa danych przez Grupę ASTOR jest wypełnianie zobowiązań umownych, konieczność wywiązania się z obowiązków prawno-podatkowych oraz prowadzenie marketingu produktów i usług oferowanych przez podmioty z Grupy ASTOR.

3. Podstawy przetwarzania danych osobowych

Grupa ASTOR przetwarza Państwa dane osobowe na następujących podstawach:

a) art. 6 ust. 1 pkt. a) RODO - w przypadku wyrażenia przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu umożliwienia kontaktu, przesyłania informacji handlowych oraz treści marketingowych;
b) art. 6 ust. 1 pkt. b) RODO - w przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy,
c) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO - w przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Grupie ASTOR (w szczególności obowiązków sprawozdawczych oraz podatkowych),
d) art. 6 ust. 1 lit f) RODO - w przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Grupę ASTOR, w szczególności związanych z ustaleniem, dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami w związku z wykonaniem umowy, prowadzeniem marketingu bezpośredniego, a także w celach statystycznych i archiwizacyjnych, obsługi reklamacji, skarg i wniosków, obsługi kierowanych do Grupy ASTOR zgłoszeń i zapytań, analizy, organizowania i ulepszania świadczonych usług.

4. Odbiorcy

Odbiorcami Państwa danych osobowych będą pracownicy/współpracownicy Grupy ASTOR, którzy w ramach wykonywania swoich obowiązków muszą posiadać do nich dostęp oraz podmioty, przy pomocy których Grupa ASTOR wykonuje umowę.

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane odbiorcom spoza Grupy ASTOR, dla realizowania celów Grupy ASTOR, w zakresie, w jakim są niezbędne do wykonania zadań zleconych lub jeżeli wymaga tego przepis prawa. Odbiorcami spoza grupy ASTOR mogą być w szczególności:

a) podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie podmiotu wchodzącego w skład Grupy ASTOR (dostawcy systemów informatycznych, podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów, dostawcy usług kurierskich lub pocztowych, firmy transportowe i spedytorskie)
b) krajowe organy administracji publicznej, organy innych państw członkowskich UE, sądy.
c) producenci/dostawcy produktów i usług oferowanych przez podmioty wchodzące w skład Grupy ASTOR (jeżeli produkt lub usługa obejmuje m.in. realizację serwisu wykonywanego bezpośrednio przez producenta jako podwykonawcę podmiotu wchodzącego w skład Grupy ASTOR, realizację serwisu wykonywanego bezpośrednio przez producenta jako strony umowy gwarancji udzielonej klientowi (gwarancja producencka), udzielenie niezbędnych licencji przez producenta bezpośrednio na rzecz klienta).

Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich, czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).

5. Prawa osób, których dane są przetwarzane

1. Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne. Brak podania danych osobowych uniemożliwi jednak świadczenie przez Grupę ASTOR usług i produktów z uwzględnieniem celów przetwarzania, a w szczególności udział przez Państwa w procesach sprzedażowych oraz marketingowych i otrzymywanie informacji handlowo-marketingowej.

2. Jako osobie, której dane dotyczą, przysługują Państwu następujące prawa:

a) dostępu – uzyskania od Grupy ASTOR potwierdzenia, czy przetwarzane są jej dane osobowe. Jeżeli dane o osobie są przetwarzane, jest ona uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, o okresie przechowywania danych lub o kryteriach ich ustalania, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych przysługujących osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania (art. 15 RODO);
b) do otrzymania kopii danych – uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie Grupa ASTOR może nałożyć opłatę w rozsądnej wysokości, wynikającą z kosztów administracyjnych (art. 15 ust. 3 RODO);
c) do sprostowania – żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);
d) do usunięcia danych – żądania usunięcia jej danych osobowych, jeżeli Grupa ASTOR danych nie ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania (art. 17 RODO);
e) do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO), gdy:

• • osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Grupie ASTOR sprawdzić prawidłowość tych danych,
• • przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się ich usunięciu, żądając ograniczenia ich wykorzystywania,
• • Grupa ASTOR nie potrzebuje już tych danych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
• • osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Grupy ASTOR są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;

f) do przenoszenia danych – otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych jej dotyczących, które dostarczyła Grupie ASTOR, oraz żądania przesłania tych danych innemu Administratorowi danych, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub umowy z nią zawartej oraz jeżeli dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
g) do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach Grupy ASTOR, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania. Wówczas Grupa ASTOR dokonuje oceny istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną interesy osoby, której dane dotyczą, będą ważniejsze od interesów Grupy ASTOR, Grupa ASTOR będzie zobowiązana zaprzestać przetwarzania danych w tych celach (art. 21 RODO);
h) w przypadku udzielenia zgody na przetwarzanie danych osobowych – w dowolnym momencie mają Państwo prawo do jej cofnięcia, z zastrzeżeniem, że cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Zgodę można odwołać w każdym czasie poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres: daneosobowe@astor.com.pl. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie udział w marketingowych, uniemożliwi świadczenie przez Grupę ASTOR usług związanych z tym procesem, a w szczególności przesyłanie informacji handlowo-marketingowej.

3. Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw powinni Państwo skontaktować się, wykorzystując podane dane kontaktowe, z Grupą ASTOR i poinformować, z którego prawa i w jakim zakresie chcecie Państwo skorzystać.

4. Maja Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzoru, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, z którym można kontaktować się w następujący sposób:

a) listownie: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa;
b) przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie: https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt

5. Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w celu podejmowania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, w tym ich profilowaniu.

6. Rodzaj danych osobowych

Współpraca pomiędzy Państwem a Grupą ASTOR, w związku z prowadzeniem przez podmioty wchodzące w skład Grupy Astor działań sprzedażowych i marketingowych, wiąże się z przetwarzaniem w szczególności następujących kategorii danych:

a) imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne,
b) numery posiadane we właściwych rejestrach - numer NIP lub REGON,
c) dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, faxu,
d) stanowisko zajmowane w organizacji,
e) numer rachunku bankowego – w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, którym zostały wystawione faktury.

Podanie danych określonych powyżej jest niezbędne dla celów zawarcia i wykonania umowy oraz obsługi współpracy pomiędzy Państwem a Grupą ASTOR.

7. Okres przetwarzania danych

8. Środki zabezpieczające dane osobowe

Stosowane metody zabezpieczeń są zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami dotyczącymi prywatności oraz bezpieczeństwa danych. Stosujemy w szczególności właściwe środki techniczne, fizyczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia danych osobowych przed niewłaściwym wykorzystaniem, przypadkowym, niezgodnym z prawem lub nieuprawnionym zniszczeniem, utratą, zmianą, ujawnieniem, nabyciem lub dostępem.

Pracownicy/współpracownicy podmiotów Grupy ASTOR, uzyskują dostęp do danych na podstawie upoważnienia – zobowiązani są do przestrzegania zasad bezpieczeństwa przetwarzania danych w celu ich ochrony i zachowania poufności. Pracownicy/współpracownicy podmiotu z Grupy ASTOR zobowiązani są do przestrzegania wszystkich technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa.

Budynki i systemy wykorzystywane do przetwarzania danych są bezpieczne, stosowany jest wyłącznie wysokiej jakości sprzęt i oprogramowanie, które jest regularnie aktualizowane.